Ưu điểm của tủ đựng hồ sơ thông minh so với tủ đựng hồ sơ truyền thống
Trước sự gia tăng của tủ khóa hồ sơ thông minh, có một số lượng lớn hồ sơ trong kho. Mỗi lần xuất nhập kho đều dựa vào sự tham gia thủ công, đòi hỏi nhiều nhân lực và thời gian, nguy cơ sai sót cũng cao; đối mặt với các tệp lớn, việc quản lý lao động thủ công ngày càng trở nên khó khăn hơn và không thể thực hiện theo dõi thời gian thực - khi tệp phát hành bất thường và có nguy cơ mất tệp bất kỳ lúc nào. Sự xuất hiện của tủ đựng hồ sơ thông minh đã giải quyết hiệu quả hàng loạt điểm khó của việc lưu trữ hồ sơ truyền thống.
Tủ đựng hồ sơ thông minh là một loại thiết bị lưu trữ hồ sơ thông minh mới sử dụng công nghệ RFID kết hợp với hệ thống quản lý hồ sơ thông minh. Nó thực hiện quản lý cấp quyền tập tin, quản lý vị trí, truy cập thông minh, kiểm kê thông minh, giám sát trực tuyến và các chức năng khác. Đồng thời, nó chuẩn hóa và thông minh hóa các tệp và quản lý tự động. Ứng dụng của tủ đựng hồ sơ thông minh đã mang lại sự tiện lợi rất lớn cho công việc của nhân viên quản lý hồ sơ. Sau đây biên tập viên Hangzhou Dongcheng sẽ giới thiệu chi tiết các chức năng chính của thiết bị định vị hồ sơ thông minh.
1. Bộ khóa tệp thông minh sẽ khớp các thẻ điện tử RFID (Nhận dạng tần số vô tuyến) cho mỗi tệp khi sử dụng, xác định vị trí của hộp tệp, thiết lập cơ sở dữ liệu thẻ điện tử và giao diện với hệ thống quản lý tệp thông minh để tìm và mượn tệp hiệu quả hơn;
2. Với chức năng giám sát việc lưu trữ và truy xuất tệp, theo dõi - thời gian thực và theo dõi - thời gian thực của quá trình lưu trữ và truy xuất, đồng thời lưu thông tin nhật ký lưu trữ để tham khảo trong tương lai;
3. Khi có tình huống bất thường xảy ra như giao hàng bất thường, trả hàng quá hạn… hệ thống giám sát có chức năng tự động báo động;
4. Hỗ trợ tự phục vụ 24 - giờ, tiết kiệm nhân lực và chi phí vận hành.
Bộ khóa tập tin thông minh cũng có các chức năng như báo cáo thống kê tự động, quản lý nền và nhiều nhận dạng. Các chức năng này nâng cao hiệu quả hiệu quả quản lý tệp và độ tin cậy và bảo mật của quyền truy cập. Nó là sự lựa chọn tốt nhất để quản lý tập tin thông minh của các cơ quan chính phủ.
